Conference Centres

Όπου η εγκατάσταση έχει αγοράσει ηλεκτρονικές συσκευές εντός των τελευταίων 24 μηνών (για υποψηφίους που επανυποβάλουν αίτηση) ή 6 μηνών (για αιτούντες για πρώτη φορά), απαιτείται αυτές να είναι ενεργειακά αποδοτικές σύμφωνα με αναγνωρισμένο εθνικό ή περιφερειακό σύστημα ενεργειακής σήμανσης (π.χ. EU Energy Label, Energy Star, South KoreanEHS, κ.λπ.).

Όπου δεν υπάρχει σήμα ή ενεργειακή κλάση για συγκεκριμένο τύπο συσκευής, η εγκατάσταση επιλέγει μία από τις πιο ενεργειακά αποδοτικές επιλογές της τοπικής αγοράς, βάσει σύγκρισης τουλάχιστον 3 συγκρίσιμων μοντέλων.

Σημείωση εθνικής προσαρμογής:  Στην Ολλανδία, αυτό το κριτήριο είναι υποχρεωτικό για όλες τις κατηγορίες.

Για τη διασφάλιση της ασφαλούς απόρριψης ειδών υγιεινής από τους επισκέπτες, ένας κάδος απορριμμάτων είναι διαθέσιμος σε απόσταση έως 1 μέτρο από κάθε λεκάνη. Αυτό ισχύει για λεκάνες που βρίσκονται στο μπάνιο ή σε ξεχωριστό χώρο τουαλέτας στα δωμάτια επισκεπτών, στις τουαλέτες προσωπικού και στις κοινόχρηστες τουαλέτες.

Συνιστάται να τοποθετείται σήμανση κοντά στην λεκάνη, ή να παρέχονται σαφείς πληροφορίες στον χώρο του δωματίου ή της τουαλέτας, που να ενημερώνουν τους χρήστες να μην απορρίπτουν είδη υγιεινής ή άλλα ακατάλληλα αντικείμενα στη λεκάνη, αλλά να απορρίπτονται στον κοντινό κάδο.

Η εγκατάσταση εφαρμόζει μέτρα για την υπεύθυνη διαχείριση των ψηφιακών πρακτικών της και του εξοπλισμού πληροφορικής, με στόχο:
• τη μείωση κατανάλωσης ενέργειας
• την παράταση της διάρκειας ζωής του εξοπλισμού
• τη μείωση άσκοπης μετάδοσης και αποθήκευσης δεδομένων.

Η εγκατάσταση εφαρμόζει ελάχιστο αριθμό μέτρων, ανάλογα με τον αριθμό των εργαζομένων στην εγκατάσταση: 
• αν έχει λιγότερους από 50 εργαζόμενους, εφαρμόζει τουλάχιστον 1 μέτρο 
• αν έχει περισσότερους από 50 εργαζόμενους, εφαρμόζει τουλάχιστον 3 μέτρα.

Παραδείγματα μέτρων:

α) πιο αποδοτική ψηφιακή επικοινωνία με μείωση της συχνότητας ή του μεγέθους μαζικών email και ενημερωτικών δελτίων, απεγγραφή πλατφόρμες ή ψηφιακές υπηρεσίες που δεν χρησιμοποιούνται, και απενεργοποίηση αχρείαστων auto-play ή αυτόματων λειτουργιών συγχρονισμού στο cloud

β) επιλογή ψηφιακών υποδομών χαμηλού αντίκτυπου με επιλογή υπηρεσιών δεδομένων ή παρόχους φιλοξενίας ιστοσελίδων με χαμηλότερες εκπομπές άνθρακα ή που χρησιμοποιούν κέντρα δεδομένων που λειτουργούν με ανανεώσιμες πηγές ενέργειας. Θα πρέπει να προτιμηθούν πάροχοι με δημοσιευμένους στόχους περιβαλλοντικής απόδοσης ή αναφορές βιωσιμότητας

γ) προμήθεια εξοπλισμού πληροφορικής χαμηλού αντίκτυπου, όπως :
• ενεργειακά αποδοτικά μοντέλα
• ανακατασκευασμένος ή μεταχειρισμένος εξοπλισμός σε καλή κατάσταση λειτουργίας
• εξοπλισμός με μεγαλύτερη διάρκεια ζωής και εγγυήσεις για δυνατότητα επισκευής

δ) ενθάρρυνση υπεύθυνης ψηφιακής χρήσης από το προσωπικό με ανάλογες πολιτικές ή εσωτερική ευαισθητοποίηση σε θέματα όπως:
• απενεργοποίηση οθονών και συσκευών σε αδράνεια,
• αποφυγή περιττού streaming ή μείωση της ανάλυσης των βίντεο 
• διαγραφή αχρείαστων ψηφιακών αρχείων και emails,
• χρήση λειτουργιών εξοικονόμησης ενέργειας (π.χ. λειτουργία σε σκοτάδι, ρύθμιση εξοικονόμησης ενέργειας) 
• υπεύθυνη χρήση εργαλείων τεχνητής νοημοσύνης

ε) περιορισμός ψηφιακών εκπομπών επισκεπτών, όπως για παράδειγμα:
• αποφυγή υπηρεσιών ψυχαγωγίας υψηλών εκπομπών (π.χ. πλατφόρμες συνεχούς ροής) στα δωμάτια επισκεπτών
• ρυθμίσεις οικολογικής λειτουργίας ή οθόνης χαμηλής ενέργειας σε κοινόχρηστες συσκευές

ζ) οργάνωση δραστηριοτήτων ευαισθητοποίησης ή εκπαίδευσης προσωπικού σχετικά με υπεύθυνες ψηφιακές πρακτικές και τις περιβαλλοντικές επιπτώσεις των συστημάτων πληροφορικής, προαιρετικά και για τους επισκέπτες ( π.χ. μέσω σήμανσης, e-learning, ψηφιακών οδηγών). Αυτές οι συνεδρίες μπορούν να καλύψουν θέματα όπως οικολογικός σχεδιασμός ή ψηφιακές υπηρεσίες, ηθική χρήση δεδομένων, συμπερίληψη, και προσβασιμότητα (ενθαρρύνοντας μια κουλτούρα ψηφιακής υπευθυνότητας μέσα στην εγκατάσταση) 

η) μείωση του περιβαλλοντικού αποτυπώματος της ψηφιακής παρουσίας της εγκατάστασης:

• με αξιολόγηση ή πιστοποίηση της περιβαλλοντικής απόδοσης της ιστοσελίδας μόνο όταν η εγκατάσταση έχει τα εργαλεία ή την εσωτερική ικανότητα να την βελτιώσει 
• βελτιώνοντας την ιστοσελίδα ως προς την ενεργειακή της απόδοση (π.χ. ελαφρύς σχεδιασμός, μειωμένο μέγεθος αρχείου, φιλοξενία ιστοσελίδων με ανανεώσιμες πηγές ενέργειας)

Τα χημικά καθαρισμού που χρησιμοποιούνται για τον τακτικό καθαρισμό (π.χ. καθημερινά, κάθε 2 ημέρες, μετά την αναχώρηση των επισκεπτών κ.λπ.) παραλαμβάνονται σε συμπυκνωμένη μορφή και αραιώνονται επιτόπου. Τα προϊόντα καθαρισμού θα πρέπει κατά προτίμηση να παρέχονται σε συστήματα αυτόματων δοσομετρητών, τα οποία αποτρέπουν την άμεση επαφή με τις χημικές ουσίες, καθώς και τις διαρροές.

Η εγκατάσταση διαθέτει ένα αποτελεσματικό και ασφαλές σύστημα αραίωσης, ώστε να αποτρέπεται η υπερβολική χρήση χημικών και να διασφαλίζεται ο σωστός βαθμός αραίωσης για αποτελεσματικό και αποδοτικό καθαρισμό. Τα αυτόματα συστήματα δοσομέτρησης (αραίωσης) προτιμώνται. Επιτρέπονται επίσης και τα ελεγχόμενα χειροκίνητα συστήματα, εφόσον εξασφαλίζουν ακριβή αραίωση και ελαχιστοποιούν την έκθεση (π.χ. σφραγισμένα συστήματα αντλίας με δοσομέτρηση χωρίς επαφή).

Επίσης, γίνονται αποδεκτές ταμπλέτες (στερεά προϊόντα) για τον τακτικό καθαρισμό, ιδιαίτερα σε μικρότερες εγκαταστάσεις, χωρίς συστήματα δοσομέτρησης, υπό την προϋπόθεση ότι χρησιμοποιούνται σύμφωνα με τις οδηγίες αραίωσης του κατασκευαστή, και διαλύονται, όπου είναι δυνατόν, σε επαναγεμιζόμενα δοχεία.

Το προσωπικό καθαρισμού και πλυντηρίου ενημερώνεται για τη σωστή χρήση των προϊόντων και τη δοσολογία. Σε συγκεκριμένες περιπτώσεις, όπου απαιτείται χειροκίνητη προσθήκη, το προσωπικό που χειρίζεται τα χημικά λαμβάνει τεκμηριωμένη εκπαίδευση σχετικά με τη σωστή χρήση και την ασφάλεια.

Η εγκατάσταση πραγματοποιεί τακτική παρατήρηση και καταγραφή των χαρακτηριστικών που ενισχύουν τη βιοποικιλότητα, καθώς και των ειδών που υπάρχουν εντός ή γύρω από τον χώρο της. Η οικολογική αυτή παρακολούθηση περιλαμβάνει την παρατήρηση και καταγραφή ειδών, οικοτόπων και οικολογικών μεταβολών με την πάροδο του χρόνου. Στο επίπεδο της εγκατάστασης, αυτό περιλαμβάνει την αξιολόγηση του βαθμού στον οποίο τα στοιχεία βιοποικιλότητας (π.χ. πράσινες στέγες, φυτεύσεις με τοπικά είδη, κήποι επικονιαστών ή καταφύγια άγριας ζωής) υποστηρίζουν την τοπική πανίδα και τον εντοπισμό ευκαιριών βελτίωσης.

Η παρακολούθηση πραγματοποιείται τουλάχιστον μία φορά ετησίως και μπορεί να λάβει διάφορες μορφές, όπως:

α) χρήση ενός απλού πλέγματος ανάλυσης βιοποικιλότητας, από το προσωπικό συντήρησης χώρων πρασίνου, για ανεξάρτητη ετήσια αξιολόγηση της καταλληλότητας του χώρου για τοπικά είδη (π.χ. ποικιλομορφία φυτικής κάλυψης, παρουσία μικροενδιαιτημάτων, μειωμένες διαταραχές)

β) συμμετοχή σε πρωτόκολλα επιστήμης των πολιτών (π.χ. καταγραφές πτηνών ή εντόμων, εκδηλώσεις για την ημέρα βιοποικιλότητας)

γ) ανάρτηση παρατηρήσεων ή φωτογραφιών σε δημόσιες πλατφόρμες

δ) υποβολή στοιχείων σε εθνικές βάσεις δεδομένων ή προγράμματα βιοποικιλότητας (π.χ. εθνικά συστήματα παρακολούθησης πτηνών ή επικονιαστών)

ε) διοργάνωση περιπάτων στη φύση για το προσωπικό ή τους επισκέπτες, ημερών παρακολούθησης ειδών ή εργαστηρίων οικολογικής παρατήρησης

ζ) πρόσκληση οικολόγου, οδηγού βιοποικιλότητας,, οργανώσεων προστασίας της φύσης (π.χ. τοπικών ΜΚΟ) ή ιδιωτικών οικολογικών συμβούλων, για άτυπη ή επίσημη αξιολόγηση.

Ο στόχος δεν είναι η επίδειξη συγκεκριμένων αποτελεσμάτων (π.χ. συγκεκριμένος αριθμός ειδών που παρατηρήθηκαν), αλλά η καλλιέργεια της συνήθειας παρακολούθησης και μάθησης. Συνεπώς, η συμμόρφωση δεν βασίζεται στα αποτελέσματα που παρατηρήθηκαν, αλλά στη συστηματική προσπάθεια της εγκατάστασης για παρατήρηση, καταγραφή και αναστοχασμό, σχετικά με την παρουσία και λειτουργία της βιοποικιλότητας. 

Συνιστάται η χρήση εθνικών ή περιφερειακών καταλόγων ειδών, βάσεων δεδομένων βιοποικιλότητας ή διεθνών πηγών αναφοράς (π.χ. λίστες IUCN, οδηγοί αναγνώρισης πτηνών ή επικονιαστών, σχετικές εφαρμογές κ.λπ.) για τον εντοπισμό των ειδών που είναι πιο πιθανό να βρεθούν στην περιοχή.

The establishment management are involved in the administration of sustainability initiatives and appoint a Green Key Establishment Representative from the staff. To ensure continuity during absence or leave of the Green Key Establishment Representative, the management also appoint a named substitute. The names and contact details of both the Green Key Establishment Representative and the substitute are shared with Green Key during the application process and whenever a change occurs.

The Green Key Establishment Representative is a permanent staff member at the establishment.

The main functions of the Green Key Establishment Representative include:

• acting as the primary contact for all sustainability matters to management, staff, suppliers and Green Key, auditor and decision-making representatives;
• instructing and supporting other staff members on sustainability matters (see criterion 1.20);
• coordinating the sustainability related staff training (see criterion 1.21);
• ensuring that all performance and business data required for the Green Key application are collected and submitted (including cleaning chemicals/schedules, waste, and the efficient use of energy and water);
• monitoring the implementation of the strategic sustainability targets (see criterion 1.2) and the annual action plan (see criterion 1.3) of the establishment;
• collecting and processing sustainability initiative suggested by staff and guests;
• overseeing the communication in relation to the application or re-application for Green Key; and
• ensuring, if the Green Key Establishment Representative is not part of the management, regular participation in management meetings to present sustainability developments.

It is strongly recommended that the establishment forms a Green Committee with representatives from all departments. The Green Committee oversees the implementation of sustainability initiatives and strategy in cooperation with the Green Key Establishment Representative and keeps staff members informed.

Ultimate responsibility for the Green Key certification lies with the senior management or leadership of the establishment. Note on national adaptation: In DK, the management appoints two Green Key Establishment Representatives from amongst the staff of the establishment.

The establishment has implemented at least 1 of the following initiatives during the last certification period (2 years) or during the last 12 months for first-time applicants:

1. a traineeship or apprenticeship lasting at least 3 months for long-term unemployed individuals;
2. active promotion of the recruitment, retention and development of staff with disabilities;
3. part-time or flexible employment contracts for people with limited employability, as some individuals may not be able to work full time (e.g. due to disabilities, age, or health conditions) and flexible arrangements support their inclusion in the workforce;
4. employment or training opportunities for individuals with limited language skills, or from vulnerable socio-economic backgrounds (e.g. migrants, survivors of violence, single parents, or economically disadvantaged individuals); and/or
5. active collaboration with programmes or partnerships that facilitate the transition from school or social support into employment for disadvantaged groups.

Overall, the establishment supports workplace inclusion and equal treatment by adapting roles, working hours, or conditions to the abilities and needs of the individuals (e.g. flexible working hours or adjusted responsibilities).

Η εγκατάσταση υλοποιεί και προωθεί ενεργά τουλάχιστον 4 πρωτοβουλίες ευαισθητοποίησης ανά περίοδο πιστοποίησης (δηλαδή 2 δραστηριότητες ανά ημερολογιακό έτος). Αυτές περιλαμβάνουν:
• 1 πρωτοβουλία με έμφαση σε περιβαλλοντικά ζητήματα (π.χ. Ημέρα της Γης, καθαρισμοί, προστασία και διατήρηση της βιοποικιλότητας)· 
• 1 πρωτοβουλία με έμφαση σε κοινωνικά θέματα (π.χ. φιλανθρωπικές πρωτοβουλίες, δημόσιοι εορτασμοί, δράσεις συγκέντρωσης πόρων).

Οι δραστηριότητες ευαισθητοποίησης περιλαμβάνουν συμμετοχή και εμπλοκή των επισκεπτών, όπως:
α) η συμμετοχή σε εκδηλώσεις, όπως η Ώρα Της Γης (Earth Hour), η Μέρα Της Γης (Earth Day), η Εβδομάδα Εξοικονόμησης Ενέργειας ( Energy Saving Week), η Εβδομάδα Μείωσης Απορριμμάτων (Waste Reduction Week), η Παγκόσμια Ημέρα Τροφής (World Food Day), η Παγκόσμια Ημέρα Αυστηράς Χορτοφαγίας (World Vegan Day), η Παγκόσμια Ημέρα Χορτοφαγίας (World Vegetarian Day), η Παγκόσμια Ημέρα Περιβάλλοντος (World Environment Day) κ.λπ.·
β) η προώθηση δραστηριοτήτων χωρίς χρήση αυτοκινήτου, οι οργανωμένες περιηγήσεις στη φύση εντός ή κοντά στην εγκατάσταση, η συμμετοχή σε δενδροφυτεύσεις ή άλλες δράσεις για το κλίμα·
γ) η δημιουργία χώρων πρασίνου στην εγκατάσταση ή χώρων πρασίνου φιλικών προς επικονιαστές, οι δράσεις προστασίας τοπικής χλωρίδας και πανίδας·
δ) δραστηριότητες συγκομιδής και συλλογής τροφίμων· 
ε) καθαρισμοί παραλιών, εκπαιδευτικές δράσεις με σχολεία, φιλανθρωπικές εκδηλώσεις.

Όλες οι δραστηριότητες, συμπεριλαμβανομένων εκείνων της συγκομιδής και συλλογής τροφίμων, υλοποιούνται υπό ελεγχόμενες συνθήκες, είναι βιώσιμες και συμμορφώνονται με την τοπική, εθνική και διεθνή νομοθεσία.

Η συμμετοχή των επισκεπτών διασφαλίζεται ενεργά και τεκμηριώνεται. Δραστηριότητες μόνο για το προσωπικό δεν καλύπτουν το κριτήριο. Επαναλαμβανόμενες ημέρες ευαισθητοποίησης (π.χ. Η Ώρα Της Γης) είναι αποδεκτές, εφόσον τεκμηριώνεται η συμμετοχή των επισκεπτών.

Συνιστάται η χρήση του ημερολογίου ευαισθητοποίησης βιωσιμότητας του Green Key (διαθέσιμο στην Εργαλειοθήκη του Green Key ) καθώς και υλικού από διεθνείς εκστρατείες προώθησης (π.χ. Καλές Πρακτικές) για έμπνευση και ευθυγράμμιση.

Η εγκατάσταση παρακολουθεί, καταγράφει και κατανοεί τη χρήση της ενέργειάς της. Η κατανάλωση ενέργειας καταγράφεται τουλάχιστον μία φορά τον μήνα ανά πηγή ενέργειας (π.χ. ηλεκτρική ενέργεια, φυσικό αέριο, τηλεθέρμανση, καύσιμα, ανανεώσιμες πηγές ενέργειας). Οι μετρήσεις πραγματοποιούνται συστηματικά και αποθηκεύονται σε ιχνηλάσιμη μορφή. Οι φωτογραφίες ή στιγμιότυπα οθόνης δεν αποτελούν αποδεκτή μορφή τεκμηρίωσης, και μπορεί να ζητηθεί συγκεκριμένο αρχείο για την παροχή δεδομένων, όπως αναφέρεται στο Γλωσσάρι. Η μεθοδολογία συλλογής δεδομένων τεκμηριώνεται (π.χ. δεδομένα από λογαριασμούς κοινής ωφέλειας, συστήματα διαχείρισης κτιρίων, υπομετρητές ή χειροκίνητες καταγραφές).

Όπου τα μηνιαία δεδομένα δεν είναι άμεσα διαθέσιμα (π.χ. λόγω δομικών περιορισμών, περιορισμών παρόχων κοινής ωφέλειας, τοποθεσιών χωρίς υποδομή μέτρησης ή κτιρίων κοινής χρήσης), η εγκατάσταση παρέχει την ακριβέστερη δυνατή εκτίμηση της μηνιαίας κατανάλωσης ενέργειας. Αποδεκτές μεθοδολογίες περιλαμβάνουν κατανομή βάσει επιφάνειας, πληρότητας ή καθορισμένων δεικτών αναφοράς. Σε τέτοιες περιπτώσεις, συνιστάται η τοποθέτηση ξεχωριστών ενεργειακών μετρητών για τη βελτίωση της ακρίβειας των δεδομένων με την πάροδο του χρόνου.

Τα δεδομένα παρακολούθησης ενέργειας που συλλέγονται στο πλαίσιο του παρόντος κριτηρίου μπορούν να χρησιμοποιηθούν ως βασικά δεδομένα αναφοράς για τη στήριξη των στόχων βιωσιμότητας της εγκατάστασης στο πλαίσιο των κριτηρίων 1.2 και 1.3.

Σε περίπτωση σημαντικών αλλαγών ή αυξημένης κατανάλωσης ενέργειας, η εγκατάσταση διερευνά άμεσα την αιτία και εφαρμόζει διορθωτικά μέτρα.

Όπου έχουν εγκατασταθεί ξεχωριστοί μετρητές ενέργειας σε διαφορετικές περιοχές του κτιρίου, συνιστάται η ανάλυση των μετρήσεων για την ολοκληρωμένη κατανόηση των σχετικών δράσεων και στόχων που πρέπει να τεθούν στο πλαίσιο των κριτηρίων 1.2 και 1.3.

Η εγκατάσταση πραγματοποιεί τακτική συντήρηση όλων των ψυγείων, των αποθηκευτικών χώρων ψύξης, καταψύκτες, θερμαινόμενους θαλάμους, και φούρνους τουλάχιστον μια φορά τον χρόνο (κατά προτίμηση πιο συχνά). Ως μέρος τακτικής συντήρησης, η εγκατάσταση εξασφαλίζει οτι: ο εξοπλισμός έχει άθικτα λάστιχα που δεν δείχνουν σημάδια ζημιάς ή παραμόρφωσης και οι πόρτες κλείνουν σωστά· ότι δεν υπάρχει υπερβολική συσσώρευση πάγου στις συσκευές κατάψυξης· και ότι τα λάστιχα στις πόρτες επισκευάζονται ή αντικαθίστανται αμέσως όταν διαπιστώνεται ότι είναι ελαττωματικά.

Οι διαδικασίες συντήρησης συμφωνούν με τους εθνικούς κανονισμούς, όσον αφορά την ασφάλεια των τροφών, την ενεργειακή αποδοτικότητα και την ασφάλεια του χώρου εργασίας, και ακολουθούν τις συμβουλές συντήρησης του κατασκευαστή για κάθε τύπο συσκευής.