Conference Centres

The establishment ensures fair labour practices for all employees (including subcontracted staff, outsourced staff and service providers working on-site). This includes written contracts, equal pay for equal work, and remuneration at or above the living wage for all employees and subcontracted workers. To conform with this criterion, the establishment:

• ensures that all employees are paid at least the legal minimum wage per hour or, where no legal benchmark exists, a minimum living wage calculated in accordance with the International Labour Organisation’s (ILO) principles of estimating the living wage;
• provides written employment contracts for all staff that include details on salary, working hours (or, where applicable, number of workdays per year) and job descriptions. The contracts are explained in a language or format the employee understands, with translation or verbal support provided as needed. Employees furthermore receive payslips detailing the number of hours worked or days accounted, pay received and any overtime or compensatory leave;
• guarantees equal pay for equal work, irrespective of gender, ethnicity, or disability status and ensures that pay scales are transparent (unless national legislation determines otherwise). A documented pay structure (e.g. salary matrix, pay scale or remuneration framework), reflecting factors such as experience and length of service, is recommended; and
• requires contracts with all internally managed subcontracted service providers that confirm that the same wage and fair labour principles are met. If any facilities are externally managed, the establishment formally informs and encourages them in writing to follow the same standards.

The management, the Green Key Establishment Representative and/or the Green Committee ensure a consistent flow of information and actively engage staff in sustainability efforts. Staff receive updates on both ongoing and new sustainability initiatives to help them understand their role and the impact of their actions. The briefing is delivered either in person (e.g. through staff meetings), in writing or via e-learning.

The topics typically include environmental management areas such as water, energy, waste, cleaning practices, Food & Beverages (F&B) and circular economy principles (reduce, reuse, recycle), as well as other sustainability issues such as local biodiversity and community engagement. Information about the Green Key programme is also communicated.

The management briefs staff at least 2 times per year. Consideration is given to including seasonal staff to ensure wide participation. This criterion applies to both internal and outsourced staff working on-site.

Establishments that are seasonal and/or have 5 or fewer staff members brief the staff at least 1 time per year.

For first-time applicants, at least 1 briefing has taken place prior to the audit.

Η εγκατάσταση παρακολουθεί ενεργά τις παροχές νερού και επισκευάζει τις διαρροές χωρίς καθυστέρηση. Εφαρμόζεται γραπτή Τυποποιημένη Διαδικασία Λειτουργίας (Standard Operating Procedure-SOP), η οποία καθορίζει τακτικούς ελέγχους και διαδικασίες επισκευής για εμφανείς διαρροές νερού.

Η Τυποποιημένη Διαδικασία Λειτουργίας καθορίζει τη συχνότητα ελέγχων ανάλογα με τον τύπο και τη χρήση της παροχής, ως ακολούθως:
• παροχές υψηλής χρήσης ή υψηλού κινδύνου (π.χ. δημόσιες τουαλέτες, δωμάτια επισκεπτών υποδομές πισίνας, εξωτερικές βρύσες) ελέγχονται τουλάχιστον κάθε φορά που καθαρίζεται ο χώρος
• παροχές μέσης χρήσης (π.χ. τουαλέτες προσωπικού, «πίσω» κουζίνες που δεν είναι ορατές στους επισκέπτες) ελέγχονται τουλάχιστον μία φορά την εβδομάδα
• παροχές χαμηλής ή σπάνιας χρήσης (π.χ. εποχιακά εξωτερικά ντους, βοηθητικοί νεροχύτες) ελέγχονται τουλάχιστον μία φορά τον μήνα ή πριν την αναμενόμενη χρήση.

Όταν εντοπίζονται διαρροές, εφαρμόζονται από την εγκατάσταση διορθωτικές ενέργειες για να επισκευαστούν. Οι διαρροές που εντοπίζονται και οι αντίστοιχες διορθωτικές δράσεις καταγράφονται σε αρχείο συμβάντων ή συντήρησης. Το προσωπικό που είναι υπεύθυνο για επιθεωρήσεις (π.χ. συνεργείο καθαρισμού, τεχνικοί, κ.λπ.) είναι ενήμεροι για τις διαδικασίες που ισχύουν.

Συνιστάται η εγκατάσταση αυτόματου συστήματος ανίχνευσης διαρροών για τον γρήγορο εντοπισμό διαρροών και η χρήση ψηφιακής λίστας ελέγχου. Για εξωτερικές ή εσωτερικές πισίνες, η παρακολούθηση μπορεί να περιλαμβάνει οπτικές επιθεωρήσεις γύρο από την πισίνα, αλλά ως καλύτερη λύση θεωρείται η τοποθέτηση ξεχωριστού υδρομετρητή που να παρακολουθεί την κατανάλωση νερού της πισίνας (δείτε το κριτήριο 3.8) ή ανιχνευτή διαρροής.

Τουλάχιστον 50% της ενέργειας που χρησιμοποιείται για θέρμανση και ψύξη στην εγκατάσταση προέρχεται από ανανεώσιμες πηγές, για ελάχιστη συνεχόμενη περίοδο 3 μηνών. Το κριτήριο αυτό εφαρμόζεται επίσης στην ενέργεια για παραγωγή ζεστού νερού και διαδικασίες μαγειρέματος.

Η ανανεώσιμη ηλεκτρική ενέργεια για θέρμανση και ψύξη μπορεί να παράγεται στον χώρο της εγκατάστασης ή να προμηθεύεται εξωτερικά, κατά προτίμηση από κοντινό πάροχο.

Αποδεκτές εναλλακτικές έναντι συστημάτων βασισμένων σε ορυκτά καύσιμα και πυρηνική ενέργεια περιλαμβάνουν:

α) ηλιακά συστήματα θερμικής ενέργειας (π.χ. ηλιακοί συλλέκτες για ζεστό νερό ή για θέρμανση χώρου)
β) γεωθερμικά συστήματα και αντλίες θερμότητας αέρα/εδάφους
γ) βιοαέριο και βιοδιασπώμενο κλάσμα των καυσίμων βιομάζας (π.χ. τεμαχίδια ξύλου ή πριονίδια, γεωργικά απόβλητα)
δ) αιολική ενέργεια
ε) υδροηλεκτρική ενέργεια που παράγεται σύμφωνα με τους ισχύοντες περιβαλλοντικούς κανονισμούς και η οποία έχει σχεδιαστεί και λειτουργεί με τρόπο που ελαχιστοποιεί τις επιπτώσεις στα υδάτινα οικοσυστήματα και τη βιοποικιλότητα
ζ) ηλεκτρική θέρμανση/ψύξη από φωτοβολταϊκά συστήματα (όταν η ηλεκτρική ενέργεια προέρχεται από πιστοποιημένες ανανεώσιμες πηγές)
η) αντλίες θερμότητας αέρα ή εδάφους που λειτουργούν με ανανεώσιμη ηλεκτρική ενέργεια·
θ) πιστοποιημένη ανανεώσιμη ηλεκτρική ενέργεια, από ηλιακή, αιολική, υδροηλεκτρική ή άλλες πηγές, που χρησιμοποιείται για να ηλεκτροδοτήσει συστήματα κλιματισμού
ι) δίκτυα τηλεθέρμανσης/τηλεψύξης όπου η κύρια πηγή ενέργειας είναι η γεωθερμία, ή/και πιστοποιημένη βιομάζα βιώσιμης προέλευσης, ή/και θερμότητας από βιομηχανικά απόβλητα που χρησιμοποιείται μέσα σε ένα πλαίσιο ανανεώσιμης ενέργειας  

κ) πιστοποιημένα βιώσιμα βιοκαύσιμα (π.χ. βιοντίζελ) σύμφωνα με την Οδηγία της Ευρωπαϊκής Ένωσης για τις ανανεώσιμες ενέργειες (ΕΕ red II / red III) ή τα παγκοσμίως αναγνωρισμένα συστήματα πιστοποίησης (π.χ. RSB, ISCC)
λ) αποδοτικά συστήματα βιομάζας όπως σύγχρονοι λέβητες ή σόμπες πέλλετ, που πληρούν το πρότυπο EN 303-5 (κλάση 5) ή ισοδύναμα πρότυπα για αποδοτικότητα ενέργειας και χαμηλές εκπομπές 
μ) πιστοποιημένα καύσιμα βιομάζας (π.χ. πέλλετ, ροκανίδια, μπρικέτες) με πιστοποίηση FSC, PEFC ή ισοδύναμη.

Η τύρφη δεν θεωρείται ανανεώσιμη πηγή ενέργειας και δεν συνυπολογίζεται στο απαιτούμενο μερίδιο του 50%.

Όταν χρησιμοποιούνται υβριδικά συστήματα, το ποσοστό ανανεώσιμης ενέργειας υπολογίζεται ως ποσοστό της συνολικής ετήσιας ενεργειακής ζήτησης για θέρμανση και ψύξη, βάσει αξιόπιστων δεδομένων (π.χ. λογαριασμοί κοινής ωφέλειας, έξυπνοι μετρητές ή ανεξάρτητες αξιολογήσεις).

Η εγκατάσταση τοποθετεί σύστημα ανάκτησης θέρμανσης ή ψύξης. Το σύστημα ανάκτησης, συνήθως ένας εναλλάκτης θερμότητας, συλλέγει το πλεόνασμα της θέρμανσης ή ψύξης από μεγάλα συστήματα που χρησιμοποιούν ενέργεια, όπως εξοπλισμός αερισμού, ψύξης ή πισίνες κολύμβησης. Η ανακτημένη ενέργεια επαναχρησιμοποιείται για σε τουλάχιστον 1 από τους ακόλουθους σκοπούς:

α) προθέρμανση του εισερχόμενου αέρα αερισμού σε ψυχρότερα κλίματα

β) πρόψυξη του εισερχόμενου αέρα αερισμού σε θερμότερα κλίματα

γ) θέρμανση του οικιακού ζεστού νερού

δ) θέρμανση χώρου σε περιοχές όπως εσωτερικοί χώροι στάθμευσης αυτοκινήτων.

Η εγκατάσταση περιορίζει τη χρήση ατομικά συσκευασμένων μερίδων τροφίμων και ποτών στους κύριους χώρους εξυπηρέτησης. Να μην προσφέρονται περισσότερα από 5 είδη προϊόντων τροφίμων και ποτών ανά προσφερόμενη υπηρεσία εστίασης σε ατομικές συσκευασίες μίας χρήσης.

Το κριτήριο αυτό εφαρμόζεται σε όλους τους χώρους, όπως εστιατόρια, καφέ, μπαρ, καντίνες προσωπικού και υπηρεσία δωματίου (συμπεριλαμβανομένων των χώρων καφέ στα δωμάτια). Δεν εφαρμόζεται σε υπηρεσίες φαγητού σε πακέτο, περίπτερα ή μίνι μπαρ, αν και συνιστάται η ελαχιστοποίηση της χρήσης συσκευασμένων προϊόντων και σε αυτούς τους χώρους.

Τα προϊόντα τροφής και ποτών περιλαμβάνουν: γάλα/κρέμα, ζάχαρη, βούτυρο, μέλι, μαρμελάδα, γιαούρτι, τυριά, αλάτι/πιπέρι, τσάι, σάλτσες όπως κέτσαπ, μαγιονέζα κ.λπ. Τα ακόλουθα προϊόντα της ίδιας λειτουργικής κατηγορίας μπορούν να υπολογίζονται ως 1 είδος: καφές (όλα τα είδη), μαρμελάδα (όλα τα είδη), τσάι (όλα τα είδη), αλάτι/πιπέρι (όλα τα είδη), ζάχαρη (όλα τα είδη).

Τα ακόλουθα προϊόντα εξαιρούνται από αυτό το κριτήριο και συνεπώς δεν υπολογίζονται στο όριο των 5 ειδών: 
• εμφιαλωμένα ποτά που πωλούνται στις αρχικές σφραγισμένες συσκευασίες τους (π.χ. ανθρακούχα ποτά, μπύρες, κρασί)
• προϊόντα που προσφέρονται για αλλεργίες ή τροφικές δυσανεξίες (π.χ. χωρίς γλουτένη ή λακτόζη)
• έτοιμα γεύματα που παραγγέλλονται από προμηθευτή τροφίμων
• έτοιμα προς κατανάλωση πρόχειρα φαγητά (όπως παγωτά, παιδικά επιδόρπια κ.λπ.).

Επιπλέον, είδη μιας χρήσης για υπηρεσία δωματίου, μπορεί να επιτραπούν εάν δεν υπάρχει 24ωρη λειτουργία κουζίνας ή όταν η κουζίνα είναι κλειστή. Όλα τα προϊόντα που προσφέρονται στους επισκέπτες χωρίς περαιτέρω επεξεργασία για ένα διαφορετικό προϊόν ή πιάτο, περιλαμβάνονται στο κριτήριο αυτό. Δεν επιτρέπεται προϊόντα να παραλαμβάνονται σε ατομικές συσκευασίες, και στη συνέχεια να μεταφέρονται σε επαναχρησιμοποιούμενα δοχεία για χρήση από τους επισκέπτες.

Συνιστάται η αντικατάσταση όλων των ατομικά συσκευασμένων προϊόντων. Αντί αυτών, η εγκατάσταση μπορεί να παρέχει ατομικές μερίδες σε επαναχρησιμοποιούμενα δοχεία (π.χ. μικρά ποτήρια). Η χρήση πλαστικών μίας χρήσης αποθαρρύνεται, εκτός εάν απαιτείται για λόγους υγείας και ασφάλειας. Σε τέτοιες περιπτώσεις, η εγκατάσταση παρέχει τεκμηρίωση της απαίτησης που καθιστά απαραίτητη την χρήση τους.

Για όλες τις ατομικά συσκευασμένες μερίδες συνιστάται η ανακύκλωση των συσκευασιών.

Επιπλέον, συνιστάται στην εγκατάσταση:
• σταδιακή κατάργηση όλων των προϊόντων τροφής και ποτών σε συσκευασίες μίας χρήσης 
• εφαρμογή ποσοτικής παρακολούθησης για μείωση των μονάδων των προϊόντων αυτών ετησίως και πρόοδο προς την πλήρη κατάργηση τους.

Σημείωση για εθνική προσαρμογή: Στην Ολλανδία, επιπλέον των παραπάνω απαιτήσεων, δεν επιτρέπεται η προσφορά των εξής 5 προϊόντων τροφής και ποτών σε ατομικές συσκευασίες μίας χρήσης: μούσλι, cornflakes, τυρί, προϊόντα κρέατος (π.χ. ζαμπόν), καφέ-γάλα, γάλα και γιαούρτι.

Τουλάχιστον 1 χορτοφαγικό ορεκτικό, 1 χορτοφαγικό κυρίως πιάτο και είτε 1 αυστηρά χορτοφαγικό ορεκτικό είτε 1 αυστηρά χορτοφαγικό κυρίως πιάτο προσφέρονται σε όλους τους τύπους υπηρεσιών τροφίμων (π.χ. πρωινό, μεσημεριανό, δείπνο) και σε όλα τα εσωτερικά διαχειριζόμενα εστιατόρια, κυλικεία, και μπαρ. Οι επιλογές αυτές επισημαίνονται σαφώς στο μενού ή στον μπουφέ μέσω εικονιδίων ή άλλων κατανοητών μέσων.

Χορτοφαγικά και αυστηρά χορτοφαγικά πιάτα διατίθενται επίσης κατόπιν αιτήματος στο εστιατόριο προσωπικού.

Για εστιατόρια που λειτουργούν με εβδομαδιαία μενού, προσφέρονται καθημερινές επιλογές χορτοφαγικών/ αυστηρά χορτοφαγικών πιάτων, οι οποίες διαφοροποιούνται εβδομαδιαίως για να εξασφαλίσουν ποικιλία και θρεπτική ισορροπία. Για τα εστιατόρια με σταθερό μενού (π.χ. εκείνα που προσφέρουν μενού πολλών πιάτων), διατίθενται και παρουσιάζονται χορτοφαγικές επιλογές.

Ενθαρρύνονται εναλλακτικά συστήματα μενού, όπως:
• προεπιλεγμένα χορτοφαγικά μενού με προαιρετική προσθήκη κρέατος/ψαριού, ή
• πιάτα διαθέσιμα σε είτε χορτοφαγική ή μη χορτοφαγική εκδοχή.

Τα εστιατόρια ενθαρρύνονται να συμπεριλάβουν μια σύντομη δήλωση στο μενού σχετικά με τα περιβαλλοντικά και υγειονομικά οφέλη της φυτικής διατροφής.

Συνιστάται επίσης τα χορτοφαγικά πιάτα να ακολουθούν ισορροπημένες διατροφικές αρχές: Περίπου
• 1/3 όσπρια ή άλλες πηγές πρωτεΐνης (π.χ. τόφου, τέμπε, φασόλια, φακές, φύκια),
• 1/3 δημητριακά ολικής άλεσης και,
• 1/3 λαχανικά ή φρούτα.

Ενθαρρύνεται η χρήση φυσικών τροφών και ελάχιστα επεξεργασμένων υλικών, ώστε να μειωθεί η επεξεργασία που απαιτεί μεγάλη κατανάλωση πόρων.

Οι εσωτερικοί χώροι εστιατορίων είναι χώροι μη καπνιζόντων. Οι υπόλοιποι κοινόχρηστοι χώροι είναι είτε χώροι μη καπνιζόντων, είτε η ζώνη μη καπνιζόντων (εσωτερική και εξωτερική) είναι διαχωρισμένη από τη ζώνη καπνίσματος, έτσι ώστε τα άτομα που κάθονται στη ζώνη μη καπνιζόντων, να μην επηρεάζονται από τους καπνιστές.

Ο φυσικός διαχωρισμός μπορεί να περιλαμβάνει δομικά εμπόδια (π.χ. τοίχους, διαχωριστικά, φράχτες), μια σταθερή και οριοθετημένη ζώνη καπνίσματος σε κατάλληλη απόσταση, ή άλλα μέτρα που αποτρέπουν τους καπνιστές από το να κάθονται ή να στέκονται δίπλα σε μη καπνιστές. Οι ζώνες μη καπνιζόντων και καπνίσματος επισημαίνονται σαφώς με κατανοητές πινακίδες.

Επιπλέον, η εγκατάσταση παρέχει, στις καθορισμένες ζώνες καπνίσματος, σταχτοδοχεία ή πυρασφαλείς κάδους για αποτσίγαρα με σαφή σήμανση. Συνιστάται η ζώνη μη καπνιζόντων να είναι μεγαλύτερη από τη ζώνη καπνίσματος.

The establishment ensures that no child under the age of 14 is employed and that any involvement of minors under the age of 18 in the workplace is strictly regulated, protective in nature and compliant with national and international child protection standards. The establishment furthermore ensures that no supplier using child labour is contracted.

The establishment therefore:

• refrains from the employment of children under the age of 14 under any circumstance;
• follows national legislation and, where it does not exist or is weaker than the criterion, complies with the UN Convention on the Rights of the Child and ILO Conventions No. 138 (Minimum Age) and No. 182 (Worst Forms of Child Labour); and
• respects children’s rights and protects children from all forms of exploitation, including sexual exploitation.

If persons under 18 are employed (e.g. through internships, apprenticeships, paid or unpaid positions), the establishment ensures that:

• written permission from a parent or legal guardian is obtained; or that there is a written agreement with the educational institution, specifying the nature of tasks, and work hours; and
• all applicable labour laws are followed, including those related to maximum working hours, minimum rest periods and breaks, days off and annual leave, compensation and insurance (if required). In the absence of national legislation, ILO Guidelines are followed.

Hotels and Hostels (HH) and Campsites and Holiday Parks (CHP), provide 1 general sustainability training per year for permanent staff and at least 1 departmental or role-specific (e.g. housekeeping, kitchen etc.) sustainability training per year.

Small Accommodations (SA), Restaurants/Cafés (R), Attractions (A), Conference Centres (CC), and seasonal establishments provide at least 1 sustainability training per year for staff.

Suggested training topics include:

1. waste sorting and reduction (including hazardous waste);
2. sustainable Food & Beverage (F&B) practices;
3. eco-friendly cleaning and use of chemicals;
4. circular economy principles (reduce, reuse, recycle);
5. climate change;
6. biodiversity preservation;
7. community engagement;
8. guest awareness and communication; and/or
9. human rights, equality, and non-discrimination.

Annual sustainability training demonstrates progressive development, ensuring that staff expand or deepen their knowledge each year rather than receiving identical training content.

Training takes place on-site or online (e.g. written modules, e-learning) and is delivered internally or externally. New staff members normally receive training within the first 4 weeks of employment. It is strongly encouraged that outsourced and seasonal staff participate in the same training.

Green Key provides a standard reporting format for the training plan, which establishments may adapt to local operational needs.